Accélérer les procédures douanières grâce à l’automatisation

Le Royaume-Uni étant le plus gros marché d’Associated Weavers, le Brexit a marqué un véritable tournant pour l’entreprise. Pour se plier aux nouvelles exigences, les formalités douanières concernant toutes les marchandises quittant la Belgique pour le Royaume-Uni ont d’abord été confiées à un courtier possédant des bureaux dans ces deux pays. Les expéditions au départ de la Belgique étaient automatiquement transmises au courtier par échange de données informatisé (EDI), et côté britannique, le courtier disposait de quatre heures pour procéder au dédouanement des marchandises et préparer les documents nécessaires. Cette procédure était toutefois trop longue, car les camions en partance des sites de production de Ronse ne mettaient pas autant de temps pour atteindre Zeebruges ou Calais, ce qui entraînait des délais inutiles et des retards. Cela nuisait à la compétitivité de l’entreprise, et les clients britanniques se sont mis à chercher des alternatives locales capables de proposer des livraisons moins chères et plus rapides.

Ces problèmes opérationnels ont été l’élément déclencheur pour qu’Associated Weavers reconnaisse les inconvénients de dépendre entièrement d’un courtier en douane. Face à ces contraintes, l’entreprise a commencé à s’intéresser aux solutions automatisées pour ses formalités douanières. Par le passé, le responsable des transports avait déjà collaboré avec C4T sur des missions de consultation, et il avait utilisé CAS dans le cadre d’un précédent emploi, si bien que le choix de ce logiciel s’est fait naturellement.

« La fonctionnalité de double déclaration à partir d’un seul message offerte par CAS nous permet, en un seul message, de nous conformer à toutes les obligations douanières relatives aux exportations depuis la Belgique ainsi qu’aux importations au Royaume-Uni. Cet avantage majeur a beaucoup pesé dans notre décision d’opter pour CAS. Fini le temps perdu à remplir deux déclarations. En plus, la simplification des formalités réduit la complexité et les risques d’erreur, pour des opérations transfrontalières plus rapides et plus efficaces », témoigne Mieke Debaveye, responsable des transports chez Associated Weavers.

Outre la mise en place d’une solution de gestion douanière pour rapatrier ses formalités douanières en interne, Associated Weavers a ouvert son propre entrepôt au Royaume-Uni pour remédier à d’autres problèmes logistiques.

Rapatrier la gestion de ses opérations douanières ne va pas sans quelques défis, notamment lorsque les autorités douanières imposent une migration de système. Ces migrations obligatoires exigent des mises à jour de CAS afin que l’outil soit compatible avec les nouvelles fonctionnalités et respecte les exigences réglementaires. Côté client également, des ajustements sont nécessaires : il convient de vérifier que toutes les informations sont correctes et complètes, puis de procéder à des tests approfondis.

Mieke Debaveye revient sur cette expérience : « La dernière migration, du système PLDA au système AES, nous a parfois un peu angoissés, d’autant que les délais étaient très serrés. Malgré ça, C4T a géré la migration avec brio. Nous avons reçu un document présentant tous les changements et les répercussions possibles, document que nous avons étudié avec notre service informatique afin d’évaluer les conséquences concernant la transmission de données par API. Nous avons tout retesté en détail pour éviter tout incident lors de la transition. CAS était parfaitement prêt pour la migration vers AES, et les changements de dernière minute ont été gérés rapidement, même lorsque les consignes des autorités changeaient en cours de route. C’est rassurant de travailler avec une entreprise qui nous garantit que tout ira bien ».