L’automatisation, ingrédient secret des formalités douanières

À l’approche du Brexit, Flora Food Group devait trouver un moyen de répondre à ces nouvelles exigences. L’entreprise s’est associé les services d’un consultant et a contacté C4T, et c’est ainsi qu’a démarré notre collaboration. En l’espace de quatre mois, Flora Food Group a totalement automatisé ses importations et ses exportations avec le Royaume-Uni et l’Irlande, ainsi que ses exportations depuis l’Allemagne. Pour la Pologne, les déclarations en douane sont importées rétroactivement, puisque l’intégration directe avec les services de douane polonais n’est pas encore disponible. Cette approche hybride permet à l’entreprise d’enregistrer l’intégralité de ses opérations douanières dans CAS, qui fait office de plateforme unique centralisée.

« Avant CAS, 70 % de nos formalités douanières étaient effectuées manuellement. Une fois passés à la solution de gestion douanière de C4T, nous avons considérablement amélioré nos processus, pour atteindre plus de 90 % d’automatisation », se réjouit Sophie Lavis.

Au moment du Brexit, de nombreuses entreprises ont pris conscience de l’importance des procédures douanières. Il a fallu faire comprendre au personnel que la gestion douanière ne se limitait pas à remplir des déclarations, et que ne pas être en règle pouvait coûter extrêmement cher aux entreprises.

« La conformité est l’une des principales motivations de CAS. Aujourd’hui, nous pouvons nous attaquer à des chantiers douaniers de plus grande envergure, avec l’assurance que nos déclarations sont gérées dans CAS, et que tout est automatisé et parfaitement en règle », résume Sophie Lavis.

Au début du processus de déploiement, Flora Food Group ne disposait pas encore des ressources nécessaires pour mettre en place l’intégration API. Les collaborateurs ont donc commencé par importer des fichiers Excel et ingérer manuellement les données. Ainsi, l’entreprise a pu utiliser CAS immédiatement, avant d’automatiser progressivement les différents processus.

Flora Food Group a mis à profit l’approche modulaire et flexible de CAS, qui permet de commencer avec quelques flux douaniers, puis d’ajouter des flux et des pays en intégrant de nouvelles automatisations le moment venu, lorsqu’on dispose des ressources nécessaires. L’entreprise a d’ailleurs récemment automatisé l’intégration des ses données de référence (Master Data) issues de SAP dans CAS.

« Le déploiement a été un véritable travail d’équipe. Malgré quelques complexités par moments, nous n’avons rencontré aucun problème. On sentait que les deux équipes, celles de Flora Food Group et celle de C4T, étaient très investies et motivées. Chaque fois que l’un de nos scénarios tests fonctionnait, c’était la fête, parce que ça nous rapprochait peu à peu de notre objectif d’automatisation », sourit Sophie Lavis.

« À tout moment, nous pouvions contacter une personne de l’équipe pour poser des questions. Nous avons reçu un soutien incroyable du début à la fin. Cette collaboration nous a permis de ne pas nous décourager et de faire confiance au processus. Nous apprécions beaucoup la bienveillance dont ont fait preuve tous les membres de C4T avec lesquels nous avons échangé jusqu’à présent », assure Sophie Lavis.

Auparavant, Flora Food Group faisait appel à des courtiers pour ses opérations douanières en Allemagne, avec un délai pouvant aller jusqu’à 24 heures par déclaration environ. La disponibilité des courtiers n’était pas garantie, en particulier en dehors des heures de bureau classiques. Avec CAS, le délai moyen pour une déclaration, entre la transmission des données SAP et l’exportation ou même l’importation de marchandises, est d’environ 22 minutes, soit 65 fois plus rapide !

« Non seulement CAS nous fait gagner un temps précieux, mais au fil des années, il a aussi énormément réduit nos coûts. En utilisant le système CAS plutôt que de passer par des courtiers, nous faisons 46 % d’économies chaque année », révèle Sophie Lavis.

Récemment, les autorités douanières ont procédé à de nombreux contrôles de documents au port de Dublin. Grâce à CAS, ces contrôles ne prennent qu’une dizaine de minutes, contre 10 jours ouvrables en moyenne auparavant. CAS permet à Flora Food Group de repérer facilement les problèmes et de les résoudre rapidement, de façon à ne pas interrompre le flux logistique.

Pour Flora Food Group, les principaux avantages de CAS sont la centralisation et la transparence. L’entreprise utilise CAS pour déposer des déclarations en douane dans plusieurs pays, et cette tâche est gérée par des personnes qui n’ont pas toutes le même niveau de connaissance des procédures douanières. « CAS transforme un processus normalement très complexe en un flux intuitif, facile à utiliser et toujours accessible. » Comme toutes les déclarations sont centralisées dans un seul système, Flora Food Group peut aussi générer des rapports automatiquement dans CAS. Plus besoin de rédiger des rapports en partant de zéro, de collecter des données un peu partout ou d’avoir un collaborateur affecté à plein temps à cette tâche. Avec CAS, il suffit d’un clic pour générer un rapport, qu’il soit hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou annuel. Évidemment, les 46 % d’économies annuelles réalisées par l’entreprise grâce à CAS constituent aussi un avantage incomparable, car le budget ainsi libéré peut servir à d’autres chantiers en lien avec les formalités douanières.

Sophie Lavis est enchantée : « Je n’imagine plus la gestion douanière sans CAS. Cette solution a marqué un tournant dans mon travail. »