Gérer chaque jour un gros volume d’exportations n’est pas de tout repos, en particulier pour une équipe réduite. Chez Reynaers Aluminium, l’équipe chargée des formalités douanières, composée de deux collaborateurs, doit travailler rapidement et sans faire d’erreurs. L’automatisation permet non seulement de diminuer la charge de travail, mais aussi d’être toujours en règle alors que la législation évolue en permanence.
Par le passé, Reynaers confiait ses formalités douanières à des courtiers en douane. Toutefois, pour ne pas ralentir la cadence soutenue de la chaîne logistique, l’entreprise a commencé à s’intéresser aux solutions d’automatisation. En janvier 2019, Reynaers a adopté CAS, ce qui lui a permis de gérer ses déclarations sur une seule plateforme centralisée. Cette transition a simplifié le processus de déclaration, facilité la gestion des exceptions et libéré des ressources pour des projets plus intéressants en lien avec les procédures douanières. Pour concrétiser cette automatisation, Reynaers a choisi CAS et s’est concentré sur ses exportations depuis la Belgique et ses opérations de transit vers la Suisse.
« Une première collaboration avec C4T nous avait permis d’apprécier leur connaissance inégalée du secteur douanier ; nous avions donc confiance en leur solution », assure Ellen Spruyt, analyste commerciale chez Reynaers Aluminium.
Reynaers avait déjà automatisé certains de ses flux d’exportation, mais le Brexit l’a contraint à étendre la solution aux importations britanniques pour être en règle avec la nouvelle législation. Cette démarche a été facilitée par la fonctionnalité de double déclaration à partir d’un seul message proposée par CAS, un atout d’autant plus utile que le Royaume-Uni est un marché prioritaire pour Reynaers.
« Comme nous avions déjà une solution pour nos exportations, il a été facile d’y intégrer également les importations au Royaume-Uni. Nous avons été ravis de découvrir que C4T proposait à cet effet une fonctionnalité très simple de double déclaration à partir d’un seul message. La déclaration d’importation au Royaume-Uni est créée automatiquement à la suite de la déclaration d’exportation, sans que nos collègues britanniques n’aient rien à faire. Grâce à cela, nos échanges commerciaux avec le Royaume-Uni se sont poursuivis sans incident, malgré les contraintes liées au Brexit. De plus, nous avons déployé cette solution à temps, ce qui nous a permis d’éviter en grande partie le “stress du Brexit” subi par les autres entreprises », se félicite Christof Van Roey, responsable crédit chez Reynaers Aluminium.
Récemment, l’entreprise a encore renforcé la centralisation des opérations douanières en intégrant le fret aérien dans les flux automatisés de CAS. Cette intégration repose sur un point essentiel, également primordial pour les déclarations douanières dans le transport routier ou maritime : garantir l’exactitude et la disponibilité des documents douaniers.
Du fait de sa certification OEA, Reynaers Aluminium est légalement tenu de faire contrôler ses documents après dédouanement. Quand l’entreprise faisait appel à des courtiers, il n’était pas rare qu’il manque certains documents douaniers obligatoires ou que ceux-ci contiennent des erreurs.
« Courir après les documents non transmis par les courtiers et corriger les erreurs, c’est extrêmement chronophage pour l’équipe. Les mois où il faut établir des rapports mensuels ou trimestriels, ça alourdit considérablement la charge de travail. Comme ces rapports peuvent être contrôlés par les autorités douanières, la rigueur est essentielle, et la moindre erreur est censée être corrigée », explique Christof Van Roey.
Grâce à CAS, Reynaers Aluminium peut configurer dans des tables de décision toutes les exigences douanières (notamment les codes documents juridiquement définis) afin d’automatiser à la fois le processus de déclaration en douane et la génération des rapports requis. De plus, tous les documents d’exportation sont accessibles dans le système à tout moment, si bien qu’il est facile de les communiquer aux services de douane à titre d’information ou en cas d’audit.
De par son statut d’exportateur agréé, Reynaers Aluminium a l’obligation de tenir un registre annuel de tous les envois effectués dans le cadre de cette autorisation. Dans CAS, il suffit de filtrer quelques critères pour générer le rapport correspondant, ce qui fait gagner énormément de temps. Avant, l’équipe devait récupérer les données à partir de plusieurs sources et les consolider dans un rapport. Avec CAS, cette formalité est bien moins contraignante, car les informations à fournir sont disponibles en seulement quelques clics.
À partir d’un seul message, CAS transmet dans le même temps une déclaration d’exportation dans le pays de départ et une déclaration d’importation dans le pays de destination, en y associant les informations de transit pour un passage de frontière en toute fluidité.
Le contenu juridique est inclus de façon native et constamment mis à jour pour que votre gestion des formalités douanières ne soit jamais en retard sur les changements de législation. CAS propose des informations juridiques nationales et mondiales actualisées en permanence, et s’en sert pour mettre à jour les dispositions légales, les mesures tarifaires (codes TARIC, notamment), les taux de droits de douane, les codes de déclaration, etc. dans les différents modules.
Profitez des régimes douaniers particuliers pour stocker, utiliser temporairement, transformer ou réparer vos marchandises en bénéficiant soit d’une suspension, soit d’une exonération partielle ou totale des droits d’importation. Le recours automatisé à des régimes douaniers particuliers peut être avantageux pour les entreprises exerçant des activités de transformation, de distribution ou de fabrication soumises à d’importants droits de douane.
À partir d’un seul message, CAS transmet dans le même temps une déclaration d’exportation dans le pays de départ et une déclaration d’importation dans le pays de destination, en y associant les informations de transit pour un passage de frontière en toute fluidité.
Le contenu juridique est inclus de façon native et constamment mis à jour pour que votre gestion des formalités douanières ne soit jamais en retard sur les changements de législation. CAS propose des informations juridiques nationales et mondiales actualisées en permanence, et s’en sert pour mettre à jour les dispositions légales, les mesures tarifaires (codes TARIC, notamment), les taux de droits de douane, les codes de déclaration, etc. dans les différents modules.
Profitez des régimes douaniers particuliers pour stocker, utiliser temporairement, transformer ou réparer vos marchandises en bénéficiant soit d’une suspension, soit d’une exonération partielle ou totale des droits d’importation. Le recours automatisé à des régimes douaniers particuliers peut être avantageux pour les entreprises exerçant des activités de transformation, de distribution ou de fabrication soumises à d’importants droits de douane.
