Opérations douanières : Kraft Heinz transforme un centre de coût en avantage concurrentiel

Pour une entreprise de l’envergure de Kraft Heinz, les opérations douanières ne sont pas qu’une simple fonction de back-office. Elles représentent à la fois un facteur de coûts et un levier de compétitivité. Mais les processus en place ne parvenaient pas à suivre le rythme des obligations opérationnelles.

Régime des retours (RGR) : de l’argent laissé sur la table

Kraft Heinz gère un flux commercial consolidé à haute fréquence entre le Royaume-Uni et l’Irlande. Les expéditions consolidées sont la norme, et l’on compte souvent cinq cargaisons ou plus par camion. Pour chaque expédition, les demandes d’exonération au titre du régime des retours impliquaient d’identifier manuellement les déclarations d’exportation concernées, de les rapprocher des déclarations d’importation, puis de fournir une documentation complète justifiant l’origine et le statut des marchandises.

En moyenne, l’opération prenait 45 minutes par expédition. Pour ce flux à cadence régulière, la charge administrative était conséquente et le coût financier était réel. En l’absence d’une piste d’audit fiable et exhaustive, certaines demandes d’exonération étaient purement abandonnées, car le rapport gain/coût n’était pas à la hauteur. Ainsi, pour l’exercice financier 2023, une partie des droits de douane légitimes n’ont pas été récupérés. L’effort requis pour retracer l’historique des données était trop important par rapport aux montants récupérables.

« Nous n’utilisions aucun outil à cette époque, et nous ne pouvions pas produire une demande d’exonération pour chaque droit, car nous n’avions pas facilement accès à la totalité des documents et des données requis » dit Alejandro Lopez Rodriguez, analyste importations et exportations, Kraft Heinz.

Perfectionnement actif : la réconciliation manuelle à grande échelle

Kraft Heinz gère également un régime de perfectionnement actif complexe aux Pays-Bas. Ce flux se décompose ainsi : les matières premières issues de pays tiers sont importées et déplacées vers un entrepôt douanier sous le régime du transit. Après une période de placement pouvant atteindre trois mois, les marchandises sont livrées à l’usine pour être transformées. Les produits finis sont ensuite réexportés vers les marchés internationaux.

Pour gérer ce flux manuellement, il fallait tout d’abord maintenir en parallèle deux historiques : celui des mouvements physiques des stocks et celui des déclarations en douane. Il fallait réconcilier les nomenclatures avec les matériaux et produits consommés, tout en suivant la compensation à l’équivalent des exportations anticipées, le tout sans système d’enregistrement centralisé. Le risque de conformité était constant, et les coûts liés à la création de rapports continuaient de croître.

Vue d’ensemble

Ces deux problèmes avaient une même origine commune : des données dispersées dans une myriade de systèmes, de courtiers et de fichiers manuels. En l’absence d’une plateforme centralisée capable de faire le lien entre les importations, les exportations, les déclarations et les mouvements de stocks, l’équipe n’était pas en mesure de travailler de façon proactive. Elle était contrainte à la réactivité, et passait son temps à rechercher les documents au lieu de gérer la conformité.

Chez Kraft Heinz, l’impact de CAS se mesure en temps, en économies et en conformité.

Le gain le plus rapide a été observé sur le flux Royaume-Uni/Irlande relevant du régime des retours. Le temps de traitement par expédition consolidée a fondu pour passer d’environ 45 minutes à moins de 3 minutes, soit une réduction de 93 %. L’équipe ne court plus après la documentation ; elle valide les données que CAS a déjà assemblées. « Nous sommes passés de 45 minutes par expédition à moins de 3 minutes sur le flux de régime des retours Royaume-Uni/Irlande », sourit Alejandro Lopez Rodriguez, analyste importations et exportations, Kraft Heinz. CAS centralise automatiquement l’ensemble des pièces justificatives. Il nous reste simplement à vérifier que les données sont exactes. » Étant donné le volume des opérations de Kraft Heinz, ce gain de temps se cumule vite sur une année calendaire.

Outre cette économie de temps, l’entreprise a aussi gagné sur le plan financier. Comme CAS maintient la piste d’audit complète pour chaque expédition, Kraft Heinz peut désormais transmettre toutes les demandes d’exonération auxquelles elle peut prétendre au titre du régime des retours, sans exception. Pour l’exercice 2023, certaines exonérations avaient été abandonnées parce que les données étaient incomplètes. Ce n’est plus le cas aujourd’hui. « Pour la première fois, nous récupérons 100 % des exonérations de droits de douane auxquels nous pouvons prétendre », confirme Alejandro Lopez Rodriguez, analyste importations et exportations, Kraft Heinz. « Qui plus est, CAS nous a permis de réduire nos coûts de 85 % sur le flux du régime des retours. Cette capacité de récupérer 100 % des exonérations après des années de récupération partielle, combinée à la facilité d’utilisation du logiciel de gestion des opérations douanières, représente une économie directe et récurrente.

La suppression du formulaire INF3 a apporté un gain d’efficacité supplémentaire qu’il est facile de sous-estimer, mais qui a eu des conséquences importantes en pratique. En automatisant les attestations d’origine, CAS a permis de se passer entièrement de cette étape administrative, ce qui réduit les coûts associés et accélère le processus d’exonération pour chaque expédition.

Au-delà du flux RGR, la capacité de rapatrier la gestion du marché Royaume-Uni en interne grâce à CAS a également apporté des économies substantielles. Grâce au mécanisme de double déclaration depuis l’UE et vers le Royaume-Uni à l’aide d’un seul message automatisé, Kraft Heinz a réduit de 84 % les coûts engendrés par son flux douanier au Royaume-Uni. En gérant cet aspect en interne avec CAS plutôt qu’en ayant recours à des courtiers externes, l’entreprise a ainsi pu éliminer le coût et la dépendance associée. « Le rapatriement du marché Royaume-Uni en interne a marqué un grand pas en avant », confirme Alejandro Lopez Rodriguez, analyste importations et exportations, Kraft Heinz. « Puisque CAS gère les déclarations automatiquement à l’aide d’un seul message, nous n’avons plus besoin de faire appel à des courtiers pour ce flux. La réduction des coûts de 84 % parle d’elle-même. »

Pour ce qui est du perfectionnement actif, les résultats sont tout aussi probants : CAS synchronise en continu le solde des stocks numériques avec les mouvements physiques en usine, en déduisant les montants configurés par les nomenclatures à chaque exportation. La réconciliation manuelle en tant que telle a disparu. Il en va de même pour les exportations anticipées : CAS suit, calcule et déclare les données pertinentes automatiquement, ce qui permet d’éliminer un processus qui nécessitait auparavant des efforts manuels et le recours à un courtier.

De manière plus large, la plus grande évolution concerne le degré de préparation aux audits. « Avec le flux automatique fourni par CAS, le système simule en permanence l’état des stocks physiques » confirme Alejandro Lopez Rodriguez, analyste importations et exportations, Kraft Heinz. « À chaque exportation, les déductions correspondantes sont traitées automatiquement. Nous sommes toujours prêts à être audités et nos données sont 100 % disponibles à tout moment. » Données douanières, déclarations, mouvements de stocks, attestations d’origine, suivi documentaire des exportations : CAS centralise toutes ces opérations en temps réel et les rend accessibles à tout moment.