Se doter d’une solution douanière évolutive avec CAS

Avant d’opter pour CAS, UW Home a procédé à une analyse approfondie du marché. Alex a évalué sept fournisseurs, demandé des démonstrations, reçu des devis, et conçu un tableau structuré comparant l’automatisation, les fonctionnalités liées aux régimes particuliers, la facilité d’utilisation et l’adéquation du système à long terme. CAS est l’outil qui a obtenu les meilleurs scores.

« J’ai fait une analyse comparative complète. J’ai étudié tous les principaux fournisseurs et noté chaque système. CAS est arrivé premier pour l’expérience utilisateur et la fonctionnalité. De par mon expérience dans le transport de marchandises et les douanes, je savais exactement ce qu’il nous fallait. CAS combinait tout ce dont on avait besoin, et ça, c’était essentiel pour nous », conclut Alex Robinson.

L’un des critères déterminants était la facilité d’utilisation. Les autres outils présentaient une ergonomie vieillissante, un fonctionnement déconcertant ou une envergure limitée. CAS s’est démarqué par une interface claire et intuitive, immédiatement compréhensible.

« L’interface utilisateur a fait toute la différence. Avec CAS, on comprend en un clin d’œil où sont les choses. C’est intuitif. Je me suis dit que je pourrais former une équipe à cette solution sans avoir besoin d’un manuel », explique Alex Robinson.

La flexibilité a également pesé dans la balance. UW Home avait besoin d’un système capable d’évoluer suivant la hausse ou la baisse des volumes, l’ajout de nouveaux flux et l’intégration d’opérations plus complexes. CAS offrait cette flexibilité, mais aussi une équipe en phase avec la façon de travailler de UW Home.

« La dimension personnelle a grandement contribué à notre choix. L’attitude de l’équipe nous a plu : des échanges positifs, des réponses directes et une manière de travailler qui correspond à notre fonctionnement », résume Alex Robinson.

Une fois les conditions commerciales établies et l’approbation interne obtenue, UW Home n’a pas perdu de temps. La mise en place n’a pris que six à huit semaines : c’est l’un des déploiements de CAS Régimes particuliers les plus rapides à ce jour.

« La mise en service a été très rapide. Le déploiement s’est fait de façon pratique, ciblée et efficace. Avec Steven Rutter de C4T, nous avons mené à bien ce projet ensemble, grâce aux connaissances poussées de nos équipes respectives », affirme Alex Robinson.

Aujourd’hui, UW Home gères ses importations au Royaume-Uni, ses réexportations et son régime d’entrepôt douanier dans CAS. Prochaine étape : rapatrier le perfectionnement actif dans le système. Une transition importante, car l’équipe souhaite centraliser tous les régimes particuliers au même endroit au lieu de multiplier les tableaux Excel et les rapports manuels.

« Pouvoir rapatrier le perfectionnement actif dans CAS, c’est très important pour nous. Pour l’instant, on gère ce régime à l’aide de tableaux Excel compliqués, et ça nous prend beaucoup de temps. On ne maîtrise pas les choses comme on le devrait. Une fois que ce sera intégré dans CAS, je pourrai former les collaborateurs pour qu’ils puissent gérer ça plus efficacement », se réjouit Alex Robinson.

Associer sur une seule plateforme l’entrepôt douanier et le perfectionnement actif donnera à l’équipe une vision globale de tous les produits en suspension de droits, les mouvements et les déclarations. Cela supprimera en outre les étapes manuelles qui, actuellement, lui font perdre du temps. Avec l’entrepôt douanier, UW Home voit déjà comment CAS connecte les données et automatise les principaux processus. Rapatrier le perfectionnement actif dans le même environnement éliminera les derniers points faibles et centralisera la gestion des formalités douanières en un seul flux homogène.

« Avoir tous les processus au même endroit est très rassurant. On peut voir ce qui se passe, corriger rapidement les problèmes et s’assurer d’être en en règle », résume Alex Robinson.

Depuis la mise en service de CAS, UW Home a révolutionné sa gestion des opérations douanières. Le passage à cette solution a supprimé les étapes manuelles, réduit les risques d’erreur et donné à l’équipe un contrôle total sur les flux quotidiens.

Automatisation et contrôle
Avant CAS, les erreurs étaient fréquentes et faisaient perdre du temps à l’équipe. Aujourd’hui, la plupart des processus sont gérés automatiquement et CAS repère les problèmes avant la transmission des déclarations.

« Avant, jusqu’à 20 % de nos déclarations EIDR pouvaient contenir des erreurs. Maintenant, on n’en a presque plus. CAS fonctionne de façon fluide et presque entièrement automatisée. Nos statistiques montrent qu’avec CAS, nous avons 99,9 % de déclarations EIDR sans aucune erreur », révèle Alex Robinson.

CAS a également permis à l'équipe de rester plus facilement à jour sur des tâches qui avaient tendance à prendre du retard. La gestion des entrepôts douaniers était souvent reléguée au second plan au profit des commandes clients et des envois urgents. À la fin de chaque mois, l’équipe devait travailler dans l’urgence pour rattraper le retard. Cette corvée appartient désormais au passé.

« C’est une vraie bouffée d’oxygène. En un seul clic, notre système ERP crée le fichier d’ingestion, qu’on peut ensuite glisser dans CAS. Il suffit de 20 à 30 secondes pour réserver un conteneur. Avant, ça pouvait prendre jusqu’à 30 minutes. C’est beaucoup plus facile de ne pas se laisser déborder », se félicite Alex Robinson.

Grâce au traitement en temps réel, l’entrepôt douanier est constamment à jour, ce qui évite l’accumulation de travail à rattraper en fin de mois.

À l’avenir, pouvoir gérer l’entrepôt douanier et le perfectionnement actif dans un même système permettra de gagner encore en contrôle. L’équipe pourra suivre les mouvements, les déclarations et le paiement des droits de douane en temps réel.

« Avec CAS, on a un suivi sur tout, des mouvements de stocks aux déclarations. Cette visibilité nous aide à être en règle et à prendre des décisions plus rapidement », témoigne Alex Robinson.

Exactitude des données et confiance
CAS garantit la qualité des données et fournit à UW Home des chiffres cohérents et fiables. Cela a amélioré les rapports financiers de l’entreprise et renforcé sa confiance dans les données de conformité.

« On peut totalement se fier aux données. CAS garantit leur exactitude et nous offre un aperçu clair et en temps réel de nos opérations douanières », explique Alex Robinson.

L’automatisation de bout en bout est elle aussi rassurante. Une fois les données d’expédition importées, CAS prend le relais.

« On a l’esprit tranquille, car on sait que dès qu’un fichier est importé, le système s’occupe de tout. Plus besoin de s’en faire, ça marche tout seul », sourit Alex Robinson. Il ajoute : « L’automatisation, c’est une vraie bouffée d’oxygène. Ça change complètement la donne. Ça réduit le temps qu’on doit consacrer à l’administratif, et c’est bien utile, car moi j’aime que les choses soient simples. »

Impact financier
Le principal gain financier vient du perfectionnement actif. CAS permet d’économiser presque deux fois plus qu’avant sur les droits de douane, en appliquant automatiquement les suspensions ou remboursements de droits qui conviennent.

« Nos économies liées au perfectionnement actif vont quasiment doubler une fois que l’on sera passés à CAS. Aujourd’hui, on profite d’avantages qu’on laissait échapper par le passé », observe Alex Robinson.